Uw Privacy is Onze Prioriteit
Van toepassing op: civai.eu, govgpt.nl, edugpt.nl en overige CivAI diensten
Contact
1. Wie zijn wij
CivAI B.V.
Hoge Zand 39, 2512 EL Den Haag
KvK-nummer: 98956221
2. Contact
3. Wanneer zijn wij verwerkingsverantwoordelijke en wanneer verwerker
CivAI als verwerkingsverantwoordelijke
Voor websitebezoek, marketing, salescontact, contractbeheer, facturatie en leveranciersadministratie is CivAI doorgaans verwerkingsverantwoordelijke. CivAI bepaalt de doeleinden en middelen van deze verwerking en is verantwoordelijk voor naleving van de AVG.
CivAI als verwerker
Wanneer een organisatie zoals een gemeente, uitvoeringsorganisatie of onderwijsinstelling onze diensten afneemt (GovGPT, EduGPT, OrgGPT), verwerkt CivAI persoonsgegevens doorgaans als verwerker namens die organisatie. In dat geval is de klant verwerkingsverantwoordelijke en gelden de afspraken uit de verwerkersovereenkomst met de klant. CivAI verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de klant.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Afhankelijk van de relatie met ons kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
Wij adviseren om geen bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens in te voeren tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen en passende waarborgen zijn getroffen.
5. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende grondslagen:
Uitvoering overeenkomst
Uitvoering van een overeenkomst of het treffen van precontractuele maatregelen
Gerechtvaardigd belang
Beveiliging, fraudepreventie, verbetering van diensten en beperkt B2B relatiebeheer
Wettelijke verplichting
Zoals fiscale bewaarplichten
Toestemming
Waar dit vereist is zoals voor bepaalde cookies of een nieuwsbrief
7. Delen met derden en subverwerkers
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer dit nodig is voor support of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Waar wij dienstverleners inzetten als verwerker of subverwerker sluiten wij passende verwerkersafspraken.
8. Doorgifte buiten de EER
CivAI hanteert EU-hosting als uitgangspunt en streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.
Indien doorgifte buiten de EER noodzakelijk is, bijvoorbeeld omdat een subverwerker in een derde land is gevestigd, gebeurt dit alleen:
- Naar een land met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of
- Met passende waarborgen zoals Europese modelcontractbepalingen (SCCs), of
- Op basis van een andere uitzondering onder hoofdstuk V van de AVG
Wanneer wij subverwerkers buiten de EER inzetten, beoordelen wij het beschermingsniveau en treffen wij waar nodig aanvullende maatregelen. Een lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar.
9. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. In hoofdlijnen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
| Type gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactgegevens (prospects) | Tot 2 jaar na laatste contact tenzij er een nieuwe relatie ontstaat |
| Contactgegevens (klanten) | Zolang er een relatie is en tot 2 jaar daarna tenzij een langere termijn nodig is voor geschil of compliance |
| Support en communicatie | Tot 2 jaar na afronding van het ticket of de communicatie |
| Beveiligingslogs | In beginsel tot 12 maanden tenzij een langere termijn nodig is voor incidentonderzoek |
| Financiële administratie | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Klantdata in de diensten | Conform de overeenkomst en verwerkersovereenkomst, verwijdering na einde overeenkomst tenzij anders overeengekomen |
Voor klantdata kunnen bewaartermijnen variëren afhankelijk van contractuele afspraken en archiefwetgeving die op de klant van toepassing is.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, waaronder:
11. Uw rechten
U heeft onder de AVG onder meer de volgende rechten:
U kunt een verzoek indienen via privacy@civai.eu. Wij verifiëren uw identiteit en reageren in beginsel binnen 1 maand. In complexe gevallen kan deze termijn met 2 maanden worden verlengd.
Wanneer CivAI persoonsgegevens verwerkt als verwerker, leiden wij verzoeken door naar de verwerkingsverantwoordelijke en behandelen wij deze in afstemming met die partij.
12. Klachten
Als u een klacht heeft over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, helpen wij u graag eerst via privacy@civai.eu. Wij streven ernaar klachten binnen 2 weken te beantwoorden.
Indien wij samen niet tot een bevredigende oplossing komen, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
Post: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website.